Orden del día

1. Avances de la organización del Encuentro Regional Caribe.
2. Estrategia de comunicación y cubrimiento.
3. Confirmación de asistencia y logística.
4. Hospedaje y transporte de participantes.
5. Tareas y compromisos.
6. Proposiciones y varios.

Desarrollo de la reunión

Héctor Paloma, dio apertura a la reunión informando los avances en la organización del Encuentro Regional Caribe de la Red Nacional de Ríos, programado para el 31 de julio de 2026 en la ciudad de Montería (Córdoba).

Se informó que existen aproximadamente 120 personas inscritas, estimando una asistencia efectiva de entre 60 y 70 participantes, de acuerdo con la experiencia de eventos anteriores.

Se explicó la metodología general del encuentro, la cual contempla:

• Acto de instalación.
• Mesas de trabajo temáticas.
• Plenaria de conclusiones.
• Lectura de la proclama y actividad simbólica de cierre.

Posteriormente se abordó el plan de comunicaciones para el evento, definiendo que la Comisión de Comunicación tendrá como responsabilidades:

• Realizar el cubrimiento fotográfico y audiovisual.
• Elaborar entrevistas cortas a participantes.
• Producir material para redes sociales (reels y videos cortos).
• Elaborar una galería fotográfica.
• Diseñar infografías posteriores al encuentro.
• Apoyar la difusión de resultados y memorias.

Se informó igualmente que la Universidad apoyará la transmisión principal del evento y que se buscará realizar transmisiones cruzadas desde las páginas y redes de las organizaciones participantes.

Respecto al fortalecimiento de la estrategia digital, se indicó que actualmente se encuentra en proceso la migración del hosting de la página web de Ríos Colombia, por lo cual el portal comenzará a operar durante la primera semana posterior al encuentro.

También se reiteró la importancia de continuar enviando los videos de la campaña «Mi Río» para fortalecer la difusión previa al evento.

Aspectos logísticos

Durante la reunión varios participantes manifestaron su intención de asistir presencialmente.

Se identificaron algunas dificultades para obtener permisos laborales debido a que los oficios enviados contemplaban la posibilidad de participación virtual. En consecuencia, se acordó modificar el modelo de oficio para eliminar dicha referencia y facilitar la autorización de asistencia presencial.

Asimismo, se planteó la necesidad de conocer los equipos disponibles entre los participantes (cámaras, celulares, trípodes, gimbal, etc.) con el fin de distribuir adecuadamente las tareas de cubrimiento durante el evento.

En cuanto al alojamiento, varios asistentes manifestaron que viajarán un día antes a Montería, por lo que se propuso:

• Buscar hospedajes cercanos a la universidad.
• Gestionar descuentos por reservas grupales.
• Coordinar hospedajes compartidos para disminuir costos.

Otros temas tratados

Se recordó que posteriormente al Encuentro Regional Caribe se desarrollarán los demás encuentros regionales de la Red Nacional de Ríos.

Igualmente, se informó que para el año 2027 se proyecta la realización del Encuentro Internacional de Ríos, evento que reunirá delegaciones nacionales e internacionales.

Se resaltó la importancia de fortalecer alianzas con emisoras comunitarias, periodistas y medios regionales para ampliar la difusión del proceso.

Compromisos

1. Elaborar y enviar nuevamente los oficios para permisos laborales eliminando la referencia a la participación virtual.
2. Realizar una encuesta para confirmar la asistencia presencial de los integrantes de la Comisión de Comunicación.
3. Identificar los equipos audiovisuales disponibles para el cubrimiento.
4. Buscar alternativas de hospedaje económico cerca de la Universidad de Córdoba.
5. Continuar la difusión del evento mediante flyers, videos y redes sociales.
6. Solicitar a los integrantes pendientes el envío de los videos de la campaña «Mi Río».
7. Compartir una relatoría resumida y el paso a paso operativo del cubrimiento del evento.
8. Coordinar entrevistas con emisoras comunitarias y medios aliados.

Próxima reunión

Se acordó realizar una nueva reunión de seguimiento el sábado 25 de julio de 2026, con el fin de revisar los avances logísticos y de comunicación antes del encuentro regional.

Cierre

No habiendo más intervenciones, siendo aproximadamente las 10:41 a. m., el coordinador dio por finalizada la reunión, agradeciendo la participación de todos los asistentes e invitándolos a continuar las coordinaciones a través del grupo de comunicación.

Elaboró:
Héctor Paloma
Coordinador Comisión de Comunicación
Red Nacional de Ríos Colombia

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